SPAX HR
Concevoir un portail RH en libre-service pour les salariés
Spax HR rend aux salariés l’accès à leurs documents et à leurs congés, sans passer par les RH. En test, un bulletin de paie se récupère en 38 secondes, au lieu de deux jours de mails.
- ANNÉE
- 2025
- DURÉE
- 10 semaines
- RÔLE
- Product Designer UX/UI
- FORMAT
- PWA mobile d'abord · Projet conceptuel
LE PROBLÈME
Pour un bulletin, un solde ou une attestation, les salariés écrivent aux RH et attendent : un mail, l’attente, une relance. Côté RH, ces demandes répétitives prennent le temps qui manque à l’accompagnement.
LA SOLUTION
Un portail en libre-service, limité à 5 rubriques, qu’on adopte sans formation.
CONTEXTE
Comprendre le contexte avant de concevoir
Spax HR est un projet conceptuel : un portail destiné aux salariés de PME, pensé d’abord pour le mobile (PWA). Les entretiens et les tests ont été menés auprès de salariés et de RH à Cotonou.
Le problème n’était pas un manque de fonctions, mais la dépendance au service RH pour des démarches simples.
« Je ne veux pas déranger les RH pour si peu. »
Mon rôle : Product Designer UX/UI, seul sur le projet pendant 10 semaines. J’ai mené les entretiens, le cadrage du MVP, l’analyse concurrentielle, l’architecture, le design system, les interfaces et les tests du portail.
RECHERCHE
Ce que la recherche a montré
J’ai mené des entretiens semi-dirigés de 30 minutes avec 8 salariés (employés et cadres, 26 à 52 ans) et 3 membres du service RH. Trois constats ressortent :
Le frein n’est pas technique, il est psychologique : on n’ose pas « déranger » les RH, ni faire seul.
« Je ne veux pas déranger les RH pour si peu. »
Personne ne connaît son solde : on recompte ses congés à la main, dans un tableur perso.
« Je ne sais jamais combien de jours de congé il me reste. »
Une demande envoyée disparaît : sans visibilité sur l’avancement, on relance.
« J'ai envoyé un mail il y a deux jours, toujours rien. »
Analyse concurrentielle : le positionnement
L’espace vacant : un périmètre volontairement restreint, mobile-first, pensé pour l’autonomie et la simplicité plutôt que pour l’exhaustivité. C’est le positionnement de Spax HR.
DÉFINIR
Donner vie à l'utilisateur
Pour rendre la recherche concrète, j’ai synthétisé les besoins en un persona, son parcours actuel et des questions « Comment pourrions-nous ».
Persona : Fifamè, chargée de projet
Fifamè Adjakossa
Chargée de projet · 34 ans
« Je n’ai pas le temps d’attendre deux jours une réponse RH pour un document que je devrais pouvoir sortir moi-même. »
Son parcours aujourd’hui
Fifamè a besoin de ses trois derniers bulletins pour un dossier de prêt. Les salariés interrogés décrivent tous la même boucle.
- 1
Lundi · le mail
Elle écrit aux RH pour ses trois derniers bulletins.
- 2
Mardi · l'attente
Pas de réponse, et aucun moyen de savoir où en est la demande.
- 3
Mercredi · la relance
Elle relance, gênée de « déranger » pour si peu.
- 4
Jeudi · la réponse
Deux bulletins sur trois. Le dossier de prêt attend encore.
How Might We
Comment permettre à Fifamè d’obtenir seule ses documents et de poser ses congés, en moins d’une minute et sans calcul manuel, tout en sachant qu’elle a le droit de le faire ?
IDÉATION
Structurer un MVP volontairement réduit
D’où le pari produit : un MVP qu’on adopte sans formation, centré sur les démarches les plus fréquentes, et tout le reste repoussé.
HYPOTHÈSE
Si nous offrons aux salariés un portail en libre-service, clair et rassurant, centré sur les 4 démarches les plus fréquentes, alors ils réaliseront ces démarches seuls, ce qui réduira les demandes répétitives au service RH.
Fonctionnalités
Les 5 rubriques du MVP, et ce qui reste pour plus tard.
Dans le MVP
- Accueil : tableau de bord, solde de congés à jour et notifications
- Documents : fiches de paie, attestations et contrats, téléchargeables à toute heure
- Paie : fiche du mois et historique des fiches
- Demandes : demande de congé en 3 étapes avec récapitulatif, suivi du statut et relance
- Profil : informations personnelles, paramètres (connexion SSO, double authentification, notifications push, rappels de congés), aide et FAQ
Hors MVP, pour plus tard
- Circuit de validation côté manager
- Intégration au logiciel de paie
- Mode hors ligne
- Version multilingue et mode sombre
Des fonctionnalités à l'architecture
Après la connexion, un tableau de bord donne accès aux 5 rubriques, jamais plus de deux niveaux avant l’action. La demande de congé suit un flux en 3 étapes : type et dates, justificatif et commentaire, récapitulatif.
DESIGN
3 décisions de design
Chaque choix répond à un constat de la recherche :
- 1
Moins de fonctions, plus de confiance.
Ce qu'on a observé
Les salariés craignaient de « mal faire » dans un outil RH.
Ce que j'ai décidé
J’ai limité le MVP à 5 rubriques, jamais plus de deux niveaux avant l’action, et repoussé tout le reste.
- 2
Le solde calculé pour vous.
Ce qu'on a observé
Les salariés recomptaient leurs congés à la main avant de demander.
Ce que j'ai décidé
Le solde est affiché avant la demande et mis à jour en direct ; les jours ouvrés sont comptés automatiquement.
- 3
Un récapitulatif avant d'envoyer.
Ce qu'on a observé
Envoyer une demande à son employeur stresse.
Ce que j'ai décidé
Un résumé clair (dates, jours déduits, validateur, prochaine étape) rassure avant de valider.
Du wireframe à la haute fidélité
Les wireframes des 17 écrans mobiles ont fixé la hiérarchie et les parcours avant le travail visuel : barre d’onglets à 5 entrées, demande de congé en 3 étapes, documents téléchargeables depuis une liste.
Un design visuel porté par un design system
Pour que cinq rubriques se lisent comme un seul produit, chaque écran repose sur le même système : des tokens à deux couches, une échelle typographique et une bibliothèque de composants.
Couleurs
- Primary · brand/700#155E54
- brand/900#0E3B36
- brand/500#268E7F
- brand/200#B8D6CF
- brand/50#EFF6F4
- Secondary · accent/600#E28A38
- accent/500#F2A24D
- accent/100#FCECD6
- Surface#FAF8F3
- On-surface#20302D
- Success#2F9E68
- Danger#D15B4C
Composants
- Button
- Text Field
- Card
- Chip
- Badge
- FAB
- Icônes outline 24 et solid 20
Règles
- Deux couches de tokens : des primitives, et des rôles sémantiques M3 prêts pour le mode clair et le mode sombre.
- brand/700 pour les éléments interactifs, 100 à 200 pour les fonds, 900 pour le texte sur fond clair.
- L’orange est réservé aux actions secondaires, aux badges et à ce qui doit se distinguer du teal.
- Chaque statut a trois tokens : la base pour l’icône, bg pour le fond, ink pour le texte.
- Espacements de 2 à 40 px et rayons de 0 à 999 px, tous en variables Figma.
TESTS ET ITÉRATIONS
Valider et améliorer avec les utilisateurs
J’ai mis le prototype entre les mains de 8 salariés, en test modéré en présentiel et en test non modéré à distance sur Maze.
Les participants devaient :
- Trouver et télécharger la dernière fiche de paie
- Vérifier son solde de congés
- Poser 5 jours de congés
- Télécharger une attestation employeur
Un problème observé a conduit à l’itération suivante :
- 1
Dire ce qui se passe après l’envoi
Ce qui a coincé
Le récapitulatif de la demande de congé ne disait pas ce qui se passerait après l’envoi.
Ce que j'ai changé
Il affiche désormais le solde restant après la demande, le validateur et le délai de réponse.
RÉSULTATS
Résultats sur prototype
Ce qui a été mesuré en test est séparé de ce qui reste une projection.
Réussite
7 sur 8
7 participants sur 8 ont réussi les 4 tâches sans aide.
Bulletin de paie
38 s
En moyenne pour récupérer un bulletin, contre environ deux jours par mail aujourd’hui.
Score SUS
84/100
Indicatif, sur 8 participants.
Projection, non mesurée
Si le portail était déployé : 50 à 60 % de demandes RH répétitives en moins dans les 3 premiers mois. C’est l’objectif fixé avec les RH avant la conception, pas une mesure.
Design final : pensé pour le mobile, il s'ouvre aussi sur ordinateur
RÉFLEXIONS FINALES
Spax HR montre, sur prototype, qu’un portail réduit au strict nécessaire suffit à rendre les salariés autonomes.
Ce que j'ai appris : le frein n’est pas technique mais psychologique : il faut « autoriser » le salarié à faire seul. Un récapitulatif transparent (solde après demande, validateur, délai) lève l’anxiété avant l’envoi, et retirer tout calcul manuel est ce qui fait basculer l’adoption.
Prochaines étapes : élargir les tests à d’autres entreprises, puis concevoir le circuit de validation côté manager, le premier manque laissé hors du MVP.
Limites : projet conceptuel, testé sur prototype avec 8 participants à Cotonou. La baisse des demandes RH reste une projection, à mesurer en conditions réelles.