PERFECT STOCK
Concevoir le module stock d'un logiciel de gestion d'atelier
Perfect Stock est le module de gestion des stocks de Perfect, la plateforme interne conçue pour Nykel Auto, un atelier automobile qui fabrique et vend aussi sa propre gamme de produits.
- ANNÉE
- 2026
- DURÉE
- 8 semaines
- RÔLE
- Product Designer UX/UI
LE PROBLÈME
Nykel Auto suit à la main les produits qu'il achète, fabrique, utilise en atelier et vend : cahiers, comptages visuels, échanges oraux. Résultat : erreurs de suivi, ruptures imprévues, pertes non détectées, aucune visibilité sur la consommation.
LA SOLUTION
Un module qui trace chaque produit, alerte avant la rupture et suit chaque mouvement.
DASHBOARD
Vue d'ensemble en temps réel des indicateurs clés : valeur totale du stock, produits en alerte, mouvements récents et historique de consommation.
CONTEXTE
Comprendre le contexte métier avant de concevoir
Nykel Auto est un atelier d'entretien et de protection automobile basé à Cotonou. Il fabrique aussi sa propre gamme (shampoing, mousse active, nettoyant jantes…) et la vend au comptoir. Le stock mêle donc matières premières, produits finis et produits achetés, répartis entre le magasin, l'atelier et le rayon : sa gestion pèse directement sur la rentabilité et la qualité de service.
Au départ, je voyais un simple besoin de digitalisation. Les échanges avec le gérant ont montré un enjeu plus large : anticiper les ruptures et responsabiliser chaque intervenant.
"Le problème n'est pas seulement de compter les produits : il faut savoir qui les utilise, quand, pour quel véhicule, et être prévenu avant la rupture."
Mon rôle : Product Designer UX/UI, seul sur le projet pendant 8 semaines. J'ai mené l'audit, les entretiens, la priorisation, l'architecture, les wireframes, les interfaces et les tests du module Stock de Perfect.
RECHERCHE
Audit du processus existant chez Nykel Auto
Pour comprendre le fonctionnement actuel, j'ai audité le processus de gestion de stock en place : pratiques quotidiennes, supports utilisés et circulation de l'information. Trois problèmes ressortent :
- Traçabilité : aucun historique fiable des entrées et sorties. Impossible de suivre la consommation réelle par prestation.
- Visibilité : Le gérant n'a aucune vue d'ensemble sur l'état du stock en temps réel. Les seuils critiques ne sont détectés qu'au moment de la rupture effective.
- Responsabilisation : impossible de savoir qui a utilisé quoi, quand et sur quel véhicule.
Processus actuel (reconstitution)
Illustrations reconstituées à partir de l'audit : cahiers, comptages visuels et échanges informels. Ce ne sont pas des documents réels.
CAHIER
Les sorties sont notées à la main, souvent sans responsable ni quantité claire.
Objectifs du gérant et besoins de l'équipe
Après l'audit, j'ai mené un entretien avec le gérant, puis des entretiens avec l'équipe, pour distinguer les objectifs de l'entreprise des besoins du terrain.
Entretien avec le gérant
J'ai échangé avec le gérant pour comprendre ses besoins et ses priorités pour la gestion des stocks au quotidien.
Gérant
Nykel Auto
Points clés :
- Visibilité : voir le stock en temps réel, sans comptage physique quotidien.
- Traçabilité : savoir qui a utilisé quoi, quand et sur quel véhicule.
- Simplicité : un outil utilisable par toute l'équipe, sans longue formation.
Benchmark : quatre outils de stock
Critères : simplicité, coût, traçabilité par véhicule, usage mobile. Les observations ci-dessous restent des hypothèses à vérifier outil par outil.
Sortly
StockItEasy
Odoo
Excel
Critères
- Simplicité d'usage
- Coût pour une PME
- Traçabilité par véhicule
Observations
- Sortly, StockItEasy : simples
- Odoo : complet mais lourd
- Excel : souple, peu fiable
Implications
- Interface simple, en français
- Lier chaque sortie au véhicule
- Alertes sans paramétrage
À vérifier
- Tarifs actuels
- Mode hors ligne
- Usage réel par l'équipe
Entretiens avec l'équipe
J'ai mené des entretiens avec l'équipe sur leurs besoins, frustrations et habitudes. Les post-it ci-dessous en font la synthèse.
DÉFINIR
Donner vie à l'utilisateur
Pour rendre la recherche concrète, j'ai synthétisé les besoins en un persona et une question "Comment pourrions-nous".
Persona : Abdoulaye, resp. stock
Persona issu des entretiens : il veut suivre ses produits, anticiper les ruptures et tracer les sorties atelier.
Abdoulaye
Responsable stock · persona synthétique issu des entretiens
Besoin central : ne plus découvrir une rupture devant le client.
Rôle
- Gère les matières premières, les produits finis et les achats, les commandes fournisseurs et les sorties atelier, aujourd'hui suivis sur cahier.
Objectifs
- Voir le niveau de stock en temps réel
- Anticiper les commandes avant la rupture
- Savoir qui a utilisé quoi et sur quel véhicule
Frustrations
- Comptages manuels longs et peu fiables
- Sorties rarement notées
- Ruptures découvertes en pleine prestation
Attentes vis-à-vis de l'outil
- Rapide à consulter entre deux interventions
- Peu de saisie
- Vocabulaire de l'atelier
How Might We
Comment permettre à Abdoulaye de suivre ses produits en temps réel, d'anticiper les ruptures et de tracer chaque mouvement, sans alourdir son quotidien ?
IDÉATION
Structurer les fonctionnalités du module stock
J'ai priorisé les fonctionnalités selon leur impact sur le quotidien de l'atelier et l'effort estimé, puis structuré l'architecture du module.
L'objectif était de concevoir un module complet mais progressif, en commençant par les fonctions essentielles pour le quotidien de l'équipe Nykel Auto.
Fonctionnalités
Le prototype couvre les huit onglets du module Stock. Les trois dernières lignes du tableau restent à concevoir.
Des fonctionnalités à l'architecture
Perfect Stock est une section de la plateforme Perfect, accessible depuis le menu latéral. Il s'organise en huit onglets : Tableau de bord, Produits, Approvisionnement, Emplacements, Mouvements, Inventaires, Fabrication, Alertes et notifications.
DESIGN
Du wireframe au design haute fidélité
J'ai d'abord esquissé les écrans clés sur papier, puis les wireframes ont fixé la hiérarchie de chaque écran avant le travail visuel. Chacun répond à une question posée à l'écran, et chaque choix répond à un constat de l'audit :
- Ruptures découvertes trop tard → alertes critiques en tête du tableau de bord
- Produits difficiles à localiser → onglets Produits, Emplacements et Inventaires
- Sorties jamais notées → saisie d'un mouvement en quelques champs
Les wireframes partaient de neuf onglets. Les transferts ont ensuite rejoint les mouvements, les ajustements les inventaires, et l'approvisionnement a pris sa place : le module final en compte huit.
CROQUIS PAPIER · TABLEAU DE BORD
Premier jet à la main : indicateurs du jour, alertes critiques et activité récente.
Un design visuel ancré dans le Design System
Le module devait rester cohérent avec la plateforme Perfect. J'ai réutilisé son Design System : typographie, couleurs sémantiques et composants.
Pour répondre aux attentes, j'ai misé sur :
- Une typographie lisible : Source Sans 3 et Roboto Mono
- Des couleurs de statut : vert OK, orange bas, rouge rupture
- Des composants clairs : cartes KPI, tableaux, badges
Le résultat est une interface fonctionnelle et lisible, conçue pour être utilisée rapidement entre deux interventions en atelier.
TESTS ET ITÉRATIONS
Valider et améliorer avec les utilisateurs
J'ai conduit des tests d'utilisabilité modérés sur le prototype Figma interactif avec 5 participants.
Les participants devaient :
- Vérifier le stock d'un produit depuis le tableau de bord
- Enregistrer une sortie de stock pour une prestation en cours
- Repérer les produits en seuil critique et lancer une commande
Deux problèmes observés ont conduit aux itérations suivantes :
Rendre les alertes de seuil visibles
- Constat : des participants n'ont pas repéré les alertes critiques du tableau de bord.
- Itération finale : badges de statut colorés (rupture, stock bas) et pastille compteur sur le menu Stock.
Avant (reconstitué)
Après
Design final
RÉFLEXIONS FINALES
Perfect Stock apporte une réponse testée sur prototype au suivi manuel de Nykel Auto.
Ce que j'ai appris : un outil de stock n'est utile que s'il s'insère dans le rythme de l'atelier. Tester tôt sur prototype a révélé des problèmes de visibilité que je n'avais pas anticipés.
Prochaines étapes : mesurer après déploiement les ruptures évitées et le temps d'inventaire, puis concevoir la supervision mobile, les prévisions de consommation et le scan code-barres.
Limites : tests menés sur prototype avec 5 participants, sans mesure chiffrée ; les deux itérations restent à valider par un nouveau test. L'effet réel sur les ruptures et les écarts d'inventaire reste à mesurer après déploiement.